为做好办公平台电子文件归档工作，6月26日上午，档案馆对我校具有行文权限的四个部门开展了办公平台电子文件归档专题培训会。党委办公室、校长办公室，纪委办公室、监察室，工会，团委等部门办公平台管理员和兼职档案员，档案馆馆长卫晓云、副馆长刘焕俊以及全体专职档案员参加会议。

电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种记录。电子档案是具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。为保证电子档案的可利用性，从电子文件的形成就有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性，归档的电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致。

档案馆馆长卫晓云指出，公文电子文件在线归档意义重大，实现了从办公平台到档案管理系统的无缝对接，将办公平台中形成的电子文件的一些字段信息、PDF正文、公文单等一并推送到档案管理系统，兼职档案员再也不用一字字著录目录，也无需一页页扫描纸质版。党委办公室、校长办公室已经先行试用，切实感受到了电子文件归档的及时性、便利性。

培训会共分四个环节。第一环节为负责办公平台维护的太原市宏达恒软科技有限公司技术人员游宏明为大家详细讲述办公平台的三个关键操作，明确了部门办公平台管理员、兼职档案员的职责与规范操作，实现了将电子文件按归档要求从办公平台推送到档案管理系统。

第二环节为档案系统管理员刘姝林从档案管理系统操作的角度讲述在档案管理系统中如何查询文件、编辑卷内目录、组卷、命名档号、编辑案卷目录、查看电子原文、移交归档等重要步骤。

第三环节为专职档案员凌瑞英从归档的角度讲述整理、组卷、归档的全过程。重点讲到不同的发文字号对应不同的实体分类号，不同的实体分类号对应不同的专职档案员，以及组卷规则、案卷卷内字段填写规范、纸质版装订规范，并总结出“一找二填三组四交”口诀。

第四环节为各部门现场操作，并就疑问之处与讲解人员沟通交流。

最后，卫馆长对此次培训做了总结，希望各专、兼职档案员、办公平台部门管理员能积极学习，相互配合，做好今后的档案整理、移交等工作。

通过培训，大家加深了对电子档案的了解和认识，为信息系统管理模式下的电子档案移交归档奠定了良好基础，也为我校各应用系统与档案管理系统的集成起到了良好的示范作用。（档案馆 刘姝林供稿）